[도입사례 · E 재단] 210,000장의 종이 문서, 검색되고 통제되기까지

210,000장의 종이 문서

E 재단은 보증 업무를 중심으로 수년간 발생한 종이 문서를 체계적으로 관리해야 하는 과제를 안고 있었습니다. 보증서, 투자확인서, 기보·종금 관련 서류 등 총 212,280장에 이르는 문서가 부서별 캐비닛에 쌓여 있었고, 디지털화되지 않은 채 종이 원본으로만 보관되고 있었습니다.

담당자가 바뀔 때마다 "그 서류 어느 캐비닛에 있지?"라는 질문이 반복됐고, 특정 보증서를 찾기 위해 서류철을 하나하나 넘겨야 하는 상황이었습니다. 디지털 전환이 필요하다는 공감대는 있었지만, 21만 장을 어디서부터 어떻게 전자화할 것인가가 문제였습니다.

종이 문서만으로 업무할 때 생기는 일

21만 장의 문서가 종이로만 존재할 때, E 재단이 일상적으로 마주하던 과제는 이런 것들이었습니다.

“어디에 어떤 문서가 있는지 아무도 몰라요"

➡️ 부서별로 다른 캐비닛, 다른 분류 기준.
전체 문서 현황을 파악하는 것 자체가 프로젝트였습니다.

“문서 번호 하나로 보증서를 찾고 싶어요"

➡️ 특정 고객사의 보증서를 찾으려면 서류철을 하나하나 넘기며
수십 분을 소비해야 했습니다.

“이 문서, 우리 부서만 봐야해요."

➡️ 보증·투자 문서는 민감 정보를 포함하지만,
캐비닛에 자물쇠를 거는 것 외에 접근 통제 방법이 없었습니다.

“부서 이전한 담당자가 가져간 서류는?"

➡️ 인사이동이나 퇴직 시, 해당 직원이 관리하던
문서의 인수인계가 체계적으로 이루어지지 않았습니다.

Mingo 도입으로 3단계 전환

E 재단은 Mingo를 도입해 21만 장의 종이 문서를 전자화부터 검색, 권한 통제까지 한 번에 전환했습니다. 단순히 서비스를 도입한 것이 아니라, 종이에서 디지털 자산으로의 전체 여정을 Mingo 팀과 함께 설계하고 실행한 과정입니다.

1. 문서 분류 → 스캔(전자화) → 라이브러리 구조 설계 → Mingo 도입

가장 먼저, 21만 장의 종이 문서를 실무 식별 기준으로 분류하는 작업부터 시작했습니다. 보증 심사 담당자는 고객번호로, 투자 담당자는 일련번호를 기준으로 문서를 다루고 있었습니다.

이 식별 기준을 축으로 분류한 결과, 문서는 크게 4개 유형으로 나뉘었습니다.

이 4개의 유형이 곧 Mingo 라이브러리와 폴더 하이라키의 설계 기준이 되었습니다. 실무자가 이미 익숙한 식별 체계를 그대로 디지털 구조에 반영해, 기존 업무 방식을 바꾸지 않고도 자연스럽게 새로운 시스템에 적응할 수 있었습니다.

라이브러리 설계가 확정된 후, 전자화 센터에서 종이 문서를 전자화하여 JPG 이미지로 변환하고, Mingo 라이브러리에 일괄 업로드를 진행했습니다. 비로소 캐비닛에만 잠들어 있던 21만 장이 처음으로 디지털 구조 안에 들어왔죠.

2. 전문 검색으로 즉시 문서 탐색

OCR 처리가 완료된 문서는 고객번호, 업체명, 대표자명, 문서 본문 내 키워드로 즉시 검색할 수 있었습니다. 무엇보다 "고객번호 한 줄이면 해당 보증서를 바로 찾을 수 있다"는 것이 현장에서 가장 먼저 체감한 변화였습니다.

3. 권한 관리로 접근 통제

라이브러리·폴더 단위로 열람 권한을 설정해, 부서와 담당자별로 접근 범위를 세분화했습니다. 퇴직자 계정의 문서 접근 차단, 민감 문서의 키워드 검색 제한까지, 종이 문서 시절에는 불가능했던 보안 통제가 가능해졌습니다.

도입 효과

기존에 특정 보증서를 찾기 위해 서류철을 넘기며 평균 10~20분을 소요하던 작업이, 키워드 검색 수 초로 바뀌었습니다. 21만 장 전체에 대해 누가 어떤 문서에 접근할 수 있는지가 시스템으로 통제되면서, 캐비닛 자물쇠에 의존하던 보안이 디지털 권한 체계로 전환됐습니다.

무엇보다, 종이로만 존재하던 문서가 전자화되고, 검색 가능하고, 하나의 플랫폼 안에서 일관된 구조로 관리된다는 점이 조직 차원에서 가장 큰 변화였습니다.

종이에서 디지털 자산으로, 한 번에

21만 장의 종이 문서를 디지털로 전환하는 여정에서, E 재단은 스캔만 따로, 관리 시스템만 따로 도입하는 방식을 택하지 않았습니다. Mingo와 함께 문서 분류 → 전자화 → 검색 체계 구축 → 권한 통제까지 하나의 흐름으로 설계하고 실행했습니다.

캐비닛에 잠들어 있던 종이가, 이제는 문서 번호 하나로 찾을 수 있고, 누가 열람했는지 추적할 수 있는 진정한 디지털 자산이 되었습니다.